1700 участников онлайн для Спортмастера: как гибридные мероприятия объединяют сотрудников по всему миру

«Спортмастер» – международная сеть магазинов спортивного инвентаря для фитнеса, летних и зимних видов спорта, а также товаров для активного отдыха.

| Задача

Организовать гибридное внутреннее мероприятие для компании «Спортмастер», которое объединит сотрудников из разных регионов, расскажет о достижениях и планах компании и повысит вовлеченность команды.  

| Решение

Провели двухдневную конференцию с трансляцией из нескольких залов, интерактивными инструментами для обратной связи, качественной съемкой и поддержкой как офлайн, так и онлайн-участников.  

| Результат

1700 онлайн-участников, десятки оффлайн-гостей и формат, который помог сотрудникам понять цели компании и наладить взаимодействие между отделами.

Читать подробнее 👇

| О мероприятии

Компания организовала двухдневное мероприятие для сотрудников, чтобы:  

• Объединить сотрудников из разных уголков мира в одном пространстве – реальном и виртуальном.  
• Рассказать о достижениях компании, новых проектах, открытиях в городах и странах.  
• Повысить вовлеченность и развитие сотрудников, помочь им понять, как работают другие отделы и что они могут предложить друг другу.  
• Сделать мероприятие не только информативным, но и комфортным для всех участников.  

| Задача

Перед нами стояла задача разработать отдельный сайт для участников конференции и организовать в лофте на территории Красного октября гибридную конференцию с качественной трансляцией, удобной подачей контента и максимальным комфортом как для офлайн, так и для онлайн-аудитории.

Внутреннее мероприятие длилось два дня и включало участие сотрудников всех отделов:  

• Первый день был посвящен стратегическим вопросам и успехам компании. На сцене выступали топ-менеджеры, делясь ключевыми достижениями и рассказывая о новых проектах и планах.  
• Второй день был более прикладным, с акцентом на развитие и взаимодействие между отделами. Здесь сотрудники рассказывали о своих направлениях работы, чтобы лучше объяснить, чем они занимаются, и как их работа связана с другими подразделениями.  

| Решение

Мы разработали и реализовали технические и организационные моменты.

Работа над сайтом:

Мы разработали сайт специально для сотрудников, регистрация происходила по отдельным корпоративным почтам. Плеер предоставлял возможность многодневной и многозальной трансляции. В первый день трансляция велась по вкладке 04.12, а на второй день — по вкладкам 05.12 и всем четырём залам, где трансляция проходила параллельно.  Также мы подготовили кликабельное расписание, которое позволяет легко переходить между темами и залами.

В каждом из таких залов были чат и вкладка с вопросами для спикера. Вопросы проходили предварительную модерацию, чтобы исключить путаницу и обеспечить порядок их отображения. Модератор их оценивал и пропускал в эфир.  

Во время трансляции использовали интерактивный элемент — оценка сессии. Участники оценивали каждый доклад по его завершении, что стимулировало их досматривать все доклады, а спикеров — представлять их интересно и захватывающе.  

По окончании мероприятия организаторы получили отчёт с количеством баллов, набранных каждым спикером.

Первый день  

• Основной зал был оборудован двумя камерами: одна снимала общий план, другая крупные планы спикеров.  
• Для зрителей в зале работали центральный экран и две боковые плазмы. Спикеры могли видеть свои презентации на экране с функцией подсказок, чтобы им было комфортно вести выступления.  
• Онлайн-участники активно участвовали в процессе. Мы использовали функцию интерактивной оценки сессий, позволяя собирать обратную связь и идеи для следующих мероприятий.  

Второй день  

• Мы задействовали четыре зала для трансляций, каждый из которых был оборудован камерой, звуком и операторской группой.  
• Дополнительно был организован зал для тех, кто хотел в спокойной обстановке посмотреть трансляцию с любого из основных залов.  
• Видеосъемка велась с использованием стедикама для создания динамичных кадров для отчетного ролика. Мы также записывали интервью со спикерами и участниками.  

Оба дня работала проф команда Пруфикс: инженеры, звукорежиссеры, ассистенты и операторы обеспечивали безупречное качество изображения и звука.  

| Результат

1700 участников онлайн и десятки офлайн-сотрудников смогли погрузиться в атмосферу мероприятия. Интерактивный формат позволил собирать обратную связь и идеи для следующих событий, что сделает их еще более эффективными.  

«На нашей ежегодной конференции SM Lab Days мы обсудили ключевые аспекты бизнеса, приоритеты и задачи, стоящие перед нами. Также коллеги поделились успехами, которые были достигнуты за последний год, и новыми вызовами, с которыми столкнулись в процессе работы. 

Благодаря вовлеченности организаторов и технической команды конференция прошла гладко и оставила у участников только положительные впечатления» – поделилась одна из организаторов мероприятия Виктория Шарухина.