Как организовать медицинскую конференцию под ключ в нескольких залах: кейс «Невские горизонты»

О мероприятии

«Невские горизонты» — крупная медицинская конференция для офтальмологов, которая проходит в Санкт-Петербург. В этом году мероприятие прошло полностью в офлайн-формате в конференц-залах отеля.

Несколько потоков, сотни участников и высокая плотность докладов. Формат был двухдневный.

Задача

Перед командой Пруфикс стояла задача организовать мероприятие под ключ: от застройки и закрытия всех технических вопросов по свету, звуку до выстраивания всей логики работы конференции. Участники должны легко ориентироваться в пространстве, спикеры – без стресса выступать, а техническая команда мероприятия – управлять контентом и процессами без сбоев.

Формат с несколькими залами означал постоянную работу с презентациями, синхронизацию потоков и высокую нагрузку на техническую команду. При этом площадка должна была трансформироваться: днём была деловая программа, а вечером второго дня начинался концерт группы, где свои технические особенности.

Решения и реализация

Одним из ключевых элементов стала централизованная зона приёма презентаций. Спикеры сдавали материалы в одном месте, после чего команда проверяла файлы и через внутреннюю сеть распределяла их по залам. Это позволило избежать задержек и синхронизировать работу всех потоков.

Параллельно мы выстроили логику пространства: выделили зоны регистрации, приёма презентаций, залов и интерактивных точек. Навигацию усилили светом, а для участников добавили тач-панель с постерными докладами, где можно было выбрать и изучить материалы.

Залы полностью оснастили под выступления: экраны, звук, микрофоны и оборудование для презентаций. При этом заложили гибкость – от подключения удалённых спикеров до оперативного решения технических задач прямо по ходу мероприятия.

Отдельно проработали визуальную часть: оформили пространство, добавили световые элементы и фотозону с брендированием, чтобы площадка выглядела цельно и соответствовала уровню события.

После деловой программы площадка трансформировалась под концерт: мы адаптировали сцену под райдер артистов, перенастроили звук и усилили свет. В рамках одного проекта реализовали два формата на одной площадке.

Дополнительно организовали репортажную съёмку – на площадке работали фотограф и видеограф для подготовки итогового фото и видеоматериала.

Ключевые технические и организационные решения

В этом проекте ключевым было не отдельное оборудование, а система.

Мы выстроили централизованную работу с презентациями, связали залы через внутреннюю сеть и обеспечили синхронную работу всех потоков. Площадка была изначально спроектирована с учётом трансформации под разные форматы, что позволило без сбоев перейти от конференции к концертной программе.

Важную роль сыграла и работа команды на месте: все возникающие задачи закрывались оперативно, без влияния на участников и спикеров. Это тот уровень продакшна, где учитываются даже мелкие детали, потому что именно они влияют на общий опыт мероприятия.

Результаты

Конференция прошла без технических сбоев. Все залы работали синхронно, презентации обрабатывались и доставлялись вовремя, а участники и спикеры не сталкивались с техническими проблемами.

Площадка успешно трансформировалась под вечернюю программу, а все запланированные сценарии были реализованы. По итогам проекта клиент остался доволен результатом, а команда смогла закрыть все ключевые и потенциально сложные моменты ещё на этапе подготовки.

Можем помочь с организацией гибридных и онлайн-мероприятий

Читайте также