Организация КРаБР — ежегодной конференции разработчиков Банка России в Казани

Задача

Повысить вовлеченность сотрудников подразделений компании и их лояльность, рассказать о новых разработках и достижениях в области IT-разработки Банка России. Также важно было подчеркнуть статус и престижность Банка России для сотрудников с помощью ежегодной конференции.  

Решение

Поскольку мероприятие было масштабным и значимым, мы зафиксировали каждый этап подготовки, проектирования и создания конференции.

В организации участвовало около 100 человек: проектные менеджеры, режиссеры, дизайнеры, видеооператоры, специалисты по монтажу и другие сотрудники, часть которых находилась в Москве, а часть — в Казани. Пруфикс координировал работу всех сотрудников как на площадке, так и в офисе.

Подготовка и разработка концепции, создание и производство атрибутики

КРаБР проходил в здании Национальной библиотеки Республики Татарстан в Казани. И одним из вызовов при организации мероприятия было совместить несколько ключевых элементов: фирменный стиль компании, тематику хоккея, которая была задана Банком России, а также место проведения конференции.

Связать такие элементы, как IT-тематику, хоккей и библиотеку — это креативная и непростая задача. Мы разработали 3D-визуализации пространства и всех конструкций мероприятия, продумали сценарий, который отличался от стандартных конференций.

Также команда Пруфикс занималась разработкой и созданием брендовых материалов, всей айдентики, персональной атрибутики. Проработаны все детали: от создания паттернов с элементами хоккея и казанских мотивов, цветов и стиля бейджей участников до шитья фирменного мерча и конструкции сцены конференции.

Монтаж и техническое оснащение площадки

Перед конференцией КРаБР команда Пруфикс начала монтажные работы по созданию пространства для мероприятия в Национальной библиотеке Республики Татарстан. Мы были ограничены временем со стороны библиотеки, поэтому работы велись и в дневное, и в ночное время. Несмотря на масштабы застройки, все работы были выполнены в срок, и сдача площадки производилась в ночь, накануне конференции.

За 2 дня монтажные бригады компании выполнили застройку и декорирование сцены мероприятия, возвели фотозоны, зоны аэрохокея и видеоспинера. Отдельно были спроектированы и возведены инженерные помещения для организации онлайн-трансляции мероприятия. Специалисты установили видеокамеры, произвели коммутацию, протестировали звуковое, световое и видеооборудование.

Проведение конференции

Мероприятие длилось 4 дня: основная часть конференции КРаБР проходила в течение первых 2-х дней в гибридном формате, и команда Пруфикс проводила съемку и организовывала онлайн-трансляцию. В течение следующих 2-х дней проходили онлайн-сессии, во время которых на портале для участников выкладывались видеозаписи от спикеров.

Для зрителей, которые присутствовали в зале, были организованы интерактивы: аэрохоккей, спиннер, интерактивная фотозона с атрибутикой конференции. Они могли отдохнуть, пообщаться с коллегами в перерывах между выступлениями спикеров.

Чтобы сотрудники Банка России могли полноценно участвовать в конференции в онлайн-формате, на платформе Пруфикс был разработан сайт, интернет-портал конференции с интерактивными возможностями.

Критически важным был закрытый доступ к конференции — только для сотрудников Банка России. Чтобы реализовать это, команда Пруфикс на платформе подключила функцию авторизации участников по индивидуальному номеру сотрудника.

В интерактивном плеере прямого эфира на платформе Пруфикс онлайн-участники могли смотреть трансляцию, а также просматривать видеозаписи предыдущих дней. За все время конференции выступило 162 спикера, прошло 16 гибридных сессий и 87 онлайн-сессий.

Для упрощения и удобства навигации по выступлениям и докладам команда Пруфикс внедрила на платформу функцию «Живое расписание». С помощью него участники могли найти в интерактивном меню интересующий их доклад, и при нажатии на него — автоматически попасть на нужный день и нужное место в плеере для просмотра выступления.  

Результат

В конференции КРаБР в Казани присутствовало более 200 человек, а к онлайн-трансляции присоединилось более 600 человек в оба дня. Вовлеченность зрителей в онлайн-трансляцию была такой же высокой, как и присутствующих лично: участники оставались на конференции более 5-ти часов, задавали вопросы спикерам и активно участвовали в конференции.

К онлайн-трансляции присоединялись зрители из 6-ти регионов России, что позволило привлечь не только участников из Казани и Москвы, но и жителей других городов.